Chirologo

Chiro Veldegem

Privacyverklaring

De laatste wijziging gebeurde op 2 juni 2018

Chirojongens De Kobbe en Chiromeisjes Burlebub hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Chirojongens De Kobbe en Chiromeisjes Burlebub houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Al-gemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waar-voor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn be-schreven in deze privacyverklaring;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Chirojongens De Kobbe en Chiromeisjes Burlebub zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Chiro Veldegem
Bosdreef 4,
8210 Veldegem
info@chiroveldegem.be

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens ?

Uw persoonsgegevens worden door Chirojongens De Kobbe en Chiromeisjes Burlebub verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • Ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Chirojongens De Kobbe en Chiromeisjes Burlebub (uitvoering overeenkomst)
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitno-digingen. (gerechtvaardigd belang)
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toe-stemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken :

  • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, ...
  • Privé contactgegevens : telefoonnummer, e-mail adres
  • Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer
  • Rijksregisternummer
  • Persoonlijke kenmerken : geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit
  • Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)
  • Opleiding en vorming
  • Aanwezigheid
  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschil-lende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen per-soonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Met uitzondering van :

  • Beeldmateriaal (voor public relations)
  • Contactgegevens (voor direct marketing)
  • ...

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerich-te foto’s van u, en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails.

Verstrekking van de persoonsgegevens aan derden - verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);
  • Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …);
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat
  • Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepa-lingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige af-spraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen :

  • Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van onze fe-deratie/koepel (de federatie/koepel zelf, de andere verenigingen die beho-ren tot dezelfde federatie/koepel, …)
  • Uw gegevens worden bewaard in een gedeelde databank met Chirojeugd Vlaanderen.
  • Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, …)
  • Externe opleiders of trainers

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorge-ven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (per-soons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerci-ele doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier toe-stemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trek-ken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Uw persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Euro-pese Economische Ruimte. In dat geval worden uw persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.

Bewaartermijn

Chirojongens De Kobbe en Chiromeisjes Burlebub bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Chirojongens De Kobbe en Chiromeisjes Burlebub verbindt zich ertoe de gege-vens niet langer bij te houden dan maximaal 1 jaar na laatste gebruik (of beeindi-ging van de samenwerking)

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, ver-lies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)
Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Chirojongens De Kobbe en Chiromeisjes Burlebub van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan ge-heimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze sys-temen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stel-len bij indien nodig;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duide-lijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid.
  • Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
  • Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en be-scherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht om te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgege-vens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmoge-lijkheden in e-mails)

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdra-gen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rech-ten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. (U kan ons ook con-tacteren via de contactpagina van onze website www.chiroveldegem.be ).

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. (om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren).

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Chirojongens De Kobbe en Chiromeisjes Burlebub kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.
De laatste wijziging gebeurde op 2 juni 2018